Schatten-KI im Unternehmen: Wie finde ich heraus, welche KI-Tools genutzt werden?

Wie verbreitet ist Schatten-KI?

Der Digitalverband Bitkom hat für seine Untersuchung vom Oktober 2025 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt (Bitkom Research, KW 27–32/2025). Das Ergebnis: In 8 % der Unternehmen ist die private KI-Nutzung im Job weit verbreitet (2024: 4 %), in weiteren 17 % gibt es Einzelfälle (2024: 13 %). Zusätzlich vermuten 17 % eine private Nutzung, ohne sie sicher zu kennen. Zusammengenommen gehen rund 42 % der befragten Unternehmen davon aus, dass Beschäftigte am Arbeitsplatz auf private KI-Anwendungen wie ChatGPT zurückgreifen.

Dem steht ein knappes Angebot gegenüber: Nur 26 % der Unternehmen stellen einen offiziellen Zugang zu generativer KI bereit. Wo ein offizieller Weg fehlt, bringen Beschäftigte die Werkzeuge selbst mit — genau das beschreibt der Begriff Schatten-KI.

Warum Schatten-KI ein Compliance-Problem ist

Das Kernproblem ist nicht die KI-Nutzung an sich, sondern der Kontrollverlust über die Daten. Werden Firmen- oder Personendaten in ein privates Konto eines KI-Dienstes eingegeben, fehlt in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei vielen Consumer-Tarifen werden Eingaben zudem standardmäßig zum Training verwendet, und die Verarbeitung findet teils in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss statt. Bitkom nennt als Risiken ausdrücklich Geschäftsgeheimnisse, Urheberrecht und die Einhaltung des Datenschutzes.

Hinzu kommt eine praktische Hürde: Ob ein Dienst zulässig ist, lässt sich selten am Namen ablesen. Viele KI-Anbieter betreiben denselben Dienst unter derselben Domain für private wie für lizenzierte Business- oder Enterprise-Konten. Ein Log zeigt den Aufruf, nicht den Tarif.

Wie erkenne ich, welche KI-Tools im Einsatz sind?

Zwei Wege ergänzen sich. Eine direkte Befragung der Beschäftigten erfasst auch Werkzeuge, die technisch schwer zu sehen sind, etwa private Konten außerhalb des firmeneigenen Single-Sign-on. Technisch liefert ein DNS- oder Firewall-Log-Export den objektiven Gegen-Check: Er enthält die aufgerufenen Domains, und daraus lässt sich ableiten, welche KI-Dienste im Netz kontaktiert werden.

Am zuverlässigsten funktionieren DNS-Logs (dnsmasq/Pi-hole, pfSense/OPNsense mit Unbound, das Windows-DNS-Debug-Log oder ein CSV-Export mit Domain-Spalte). Reine IP-Logs ohne Hostnamen lassen sich nicht auswerten, weil sich aus einer IP-Adresse allein kein Dienst ableiten lässt. Der Schatten-KI-Schnellcheck wertet einen solchen Export vollständig im Browser aus — ohne dass die Log-Datei das Gerät verlässt — und ordnet die gefundenen Dienste in eine Ampel ein.

Was Beschäftigtendatenschutz und Betriebsrat verlangen

In Betrieben mit Betriebsrat berührt die Auswertung von Netzverkehr dessen Mitbestimmung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Für ein KI-Inventar ist eine personenbezogene Auswertung Einzelner nicht erforderlich; nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) genügt ein anonymes Mengenbild — welche Dienste, wie oft, wie viele Geräte —, ohne IP-Adressen, Client-Namen oder Nutzernamen. Eine frühzeitige Einbindung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem ist der übliche Weg.

Wie bewerte ich die gefundenen Dienste?

Eine erste Einordnung folgt drei Fragen: Wo werden die Daten verarbeitet? Gibt es einen Business-Tarif mit AVV? Ist der Nutzungszweck klar? Dienste mit Verarbeitung in Drittstaaten mit hohem Risiko oder ohne erkennbare Grundlage für Firmendaten sind kritisch. Dienste mit einem AVV-gestützten Business- oder Enterprise-Tarif sind häufig zulässig — nur ist aus dem Log nicht ersichtlich, welcher Tarif tatsächlich genutzt wird, sodass die Prüfung des Vertrags nötig bleibt. Anbieter, die für die Firmennutzung mit AVV im Standard gebaut sind, sind unkritischer, sofern es sich um den offiziellen Zugang des Unternehmens handelt.

KI-Kompetenz und KI-Richtlinie

Neben der technischen Bestandsaufnahme steht eine organisatorische Pflicht. Art. 4 der KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Die ursprüngliche Fassung von 2025 verlangte, ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz sicherzustellen; der Digital Omnibus hat die Vorschrift mit Wirkung vom 27.07.2026 neu gefasst. Eine schriftliche KI-Richtlinie, die festlegt, welche Werkzeuge zu welchem Zweck genutzt werden dürfen und wie mit Personendaten umzugehen ist, ist der übliche Baustein dafür. Bitkom empfiehlt genau das; zugleich hatten zum Befragungszeitpunkt erst 23 % der Unternehmen entsprechende Regeln etabliert, weitere 31 % planten sie.

Nächster Schritt

Für die technische Bestandsaufnahme liefert der Schatten-KI-Schnellcheck eine erste Übersicht der im Netz aufgerufenen KI-Dienste. Für ein konkret eingesetztes KI-System ordnet der AI-Act-Check die Risiko-Klasse und die Pflichten nach der EU-KI-Verordnung ein — beide ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder Verbindlichkeit.